Je tweede termijnfactuur staat al tien dagen open, maar de klant vraagt ondertussen wél om een nieuwe aanpassingsronde. Je hebt mondeling afgesproken dat hij in drie delen betaalt, maar wat je precies mag doen als hij niet betaalt, staat nergens op papier. Mag je het werk stilleggen? Heb je recht op de resterende termijnen als hij de opdracht tussentijds stopzet? Zonder gespreide betaling vastgelegd in je algemene voorwaarden is het antwoord op al die vragen afhankelijk van wat jij en de klant zich achteraf herinneren. Dit stappenplan laat je zien hoe je dat beter regelt.

Wanneer een betalingsplan wél en níét werkt zonder AV-dekking

Een mondeling betalingsschema is beter dan niets, maar het schiet tekort zodra er iets misgaat. Stel: je bent tekstschrijver en je hebt met een marketingbureau in Amsterdam afgesproken dat ze je in vier maandelijkse termijnen betalen. De eerste twee termijnen worden overgemaakt. Daarna hoor je niets meer. Zonder schriftelijke algemene voorwaarden (AV) die het schema vastleggen, moet je bewijzen wat er precies was afgesproken. Dat is in de praktijk tijdrovend en kostbaar.

Een goed betalingsplan wérkt als: de termijnbedragen exact zijn vastgelegd, de vervaldatums per termijn duidelijk zijn, en de consequenties bij niet-betaling expliciet in je AV staan. Het werkt níét als je betalingsafspraken alleen in een losse e-mail staan, als je AV nooit van toepassing zijn verklaard, of als je clausules zo vaag zijn dat een klant ze meerdere kanten op kan uitleggen. Hierna doorloop je stap voor stap hoe je dit waterdicht maakt.

Stap 1: Bepaal de structuur van je betalingsschema

Voordat je iets op papier zet, moet je weten welk model bij jouw praktijk past. Er zijn drie gangbare varianten:

  • Aanbetalingsmodel: een percentage vooraf (vaak 30 tot 50 procent), de rest bij oplevering. Geschikt voor kortlopende opdrachten.
  • Mijlpaalbetalingen: betalingen zijn gekoppeld aan concrete leveringsmomenten, zoals een goedgekeurd ontwerp of een opgeleverde module. Geschikt voor projecten met duidelijke fases.
  • Vaste kalenderdata: maandelijkse of periodieke facturen op een vaste dag, ongeacht de voortgang. Gebruikelijk bij abonnementen en retainercontracten.

Kies het model dat past bij jouw werkwijze en de aard van de opdracht. Een fotograaf die een bruiloft fotografeert, werkt anders dan een IT-consultant die een half jaar lang bij een bedrijf op locatie werkt. Stel jezelf de vraag: wat is het logische moment waarop ik waarde lever, en wil ik dat koppelen aan de betaling? Het antwoord bepaalt je structuur, en pas daarna leg je het vast in je AV.

Stap 2: Verplichte elementen in je algemene voorwaarden

Een betalingsschema in je AV is pas juridisch bruikbaar als het compleet is. Ontbreekt een element, dan ontstaat ruimte voor discussie. Zorg minimaal voor de volgende onderdelen:

  • Het exacte bedrag of percentage per termijn, zodat er geen interpretatieverschil mogelijk is.
  • De vervaldatum per deelbetaling, uitgedrukt in een concrete datum of een aantal dagen na factuurdatum.
  • De koppeling aan een prestatie (mijlpaal) of aan een kalenderdatum, zodat duidelijk is wanneer de betalingsverplichting ontstaat.
  • De valutaspecificatie: vermeld dat alle bedragen in euro’s zijn, exclusief of inclusief btw, en of btw afzonderlijk in rekening wordt gebracht.

Een vaag geformuleerde clausule als “betaling in termijnen na overleg” biedt geen bescherming. Wees specifiek.

Stap 3: Formuleer een heldere aanbetalingsclausule

De aanbetaling is je eerste verdedigingslinie. Door eigendom en startdatum te koppelen aan ontvangst van de eerste termijn, voorkom je dat je gratis werk verricht voor een klant die later afhaakt.

Een concrete voorbeeldtekst voor in je AV:

“Opdrachtnemer start de uitvoering van de opdracht uitsluitend na ontvangst van de eerste termijn van [bedrag of percentage]. Zolang de aanbetaling niet is ontvangen, berusten alle geleverde concepten, ontwerpen en werkdocumenten bij opdrachtnemer. Eigendom en gebruiksrecht gaan pas over op opdrachtgever na volledige betaling van alle overeengekomen termijnen.”

Deze formulering geeft je een duidelijk startpunt en beschermt je intellectuele eigendom zolang de rekeningen openstaan.

Stap 4: Leg vast wat er gebeurt bij een uitblijvende tussentijdse betaling

Dit is het meest kritieke onderdeel, want hier gaat het in de praktijk het vaakst mis. Als een klant de tweede termijn niet betaalt, wil je drie dingen kunnen doen: je werk opschorten, de klant automatisch in verzuim laten zijn zonder een extra ingebrekestelling te sturen, en wettelijke handelsrente in rekening brengen.

Leg in je AV expliciet vast dat je het opschortingsrecht uitoefent zodra een termijn niet op de vervaldatum is ontvangen. Dit recht bestaat al op basis van artikel 6:262 BW, maar door het expliciet te benoemen in je AV verklein je de kans op discussie.

Regelgeving rondom verzuim: normaal gesproken moet je eerst een ingebrekestelling sturen voordat een klant officieel in verzuim is. Maar als je in je AV opneemt dat een vervaldatum als fatale termijn geldt, treedt verzuim automatisch in op de dag na de vervaldatum. Dat scheelt je een stap en versnelt je juridische positie.

Vergeet de rente niet. Op grond van artikel 6:119a BW heb je als ondernemer recht op de wettelijke handelsrente bij late betaling tussen bedrijven. Vermeld in je AV expliciet dat deze rente van rechtswege verschuldigd is vanaf de vervaldag, zonder dat daarvoor een aanmaning nodig is. In september 2026 bedraagt de wettelijke handelsrente een percentage dat door De Nederlandsche Bank halfjaarlijks wordt vastgesteld; neem dat percentage zelf niet op in je AV, maar verwijs naar artikel 6:119a BW, zodat je clausule automatisch meegaat met wijzigingen.

Stap 5: Regelingen voor vroegtijdige beëindiging door de klant

Een klant die halverwege het project stopt, wil alleen betalen voor wat er al is gedaan. Maar als jij een projectprijs hebt afgesproken en je agenda voor drie maanden hebt vrijgehouden, is dat niet redelijk. Leg in je AV vast dat bij vroegtijdige beëindiging door de klant, alle reeds vervallen termijnen direct opeisbaar zijn én dat de volgende termijn direct opeisbaar wordt als je al aantoonbaar bent gestart met die fase.

Een praktisch voorbeeld: je bent grafisch ontwerper en werkt aan een driedelige campagne voor een kledingmerk in Rotterdam. Na fase één zegt de klant de opdracht op. Je hebt fase twee al voorbereid. Zonder clausule krijg je daar niets voor. Met een goede AV kun je de vergoeding voor fase twee opeisen, ook al is die nog niet volledig afgerond.

Vermeld ook of je recht hebt op een annuleringsvergoeding voor de resterende, nog niet gestarte fases. Een percentage van de resterende contractwaarde (vaak 25 tot 50 procent) is gebruikelijk en juridisch houdbaar als het redelijk is in verhouding tot je daadwerkelijke schade.

Stap 6: Zorg dat de clausule ook in de offerte en opdrachtbevestiging terugkomt

Dit is de valkuil die zzp’ers het vaakst over het hoofd zien. Je hebt prachtige AV opgesteld, maar je bent vergeten ze van toepassing te verklaren. Algemene voorwaarden zijn alleen geldig als de klant er vooraf op is gewezen en er redelijkerwijs kennis van heeft kunnen nemen.

Zet in elke offerte en opdrachtbevestiging een expliciete verwijzing naar je AV, bij voorkeur met een linkje naar de digitale versie of met de AV als bijlage. Laat de klant bij akkoord aangeven dat ze de AV hebben ontvangen en gelezen. Zonder deze stap kan een rechter je AV terzijde schuiven, ook als ze inhoudelijk perfect zijn opgesteld.

Drie kant-en-klare voorbeeldformuleringen

Minimale variant: “Betaling geschiedt in twee termijnen: 50 procent van het overeengekomen bedrag bij ondertekening van de opdrachtbevestiging, en 50 procent bij oplevering. Elke termijn dient binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan. Bij overschrijding van de betalingstermijn is opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is de wettelijke handelsrente als bedoeld in artikel 6:119a BW verschuldigd.”

Uitgebreide mijlpaalvariant: “De opdracht wordt gefaseerd uitgevoerd en gefactureerd op basis van de volgende mijlpalen: (1) 30 procent bij ondertekening, (2) 40 procent na goedkeuring van de conceptfase door opdrachtgever, (3) 30 procent bij definitieve oplevering. Goedkeuring van een mijlpaal geldt als startmoment voor de volgende fase. Opdrachtnemer is gerechtigd de uitvoering van de volgende fase op te schorten zolang de bijbehorende termijn niet is voldaan.”

Abonnementsvariant met automatische incasso: “De maandelijkse vergoeding van [bedrag] exclusief btw wordt op de eerste werkdag van elke kalendermaand geïncasseerd via automatische incasso. Bij mislukte incasso ontvangt opdrachtgever eenmalig een herinnering. Indien betaling uitblijft binnen 7 dagen na de herinnering, is opdrachtnemer gerechtigd de dienstverlening per direct op te schorten tot het verschuldigde bedrag inclusief handelsrente is voldaan.”

Checklist: 8 vragen om je huidige AV te toetsen

  • Staat er in je AV een exact bedrag of percentage per termijn, of is het vaag geformuleerd?
  • Is er per termijn een concrete vervaldatum of een helder tijdstip gekoppeld aan een mijlpaal?
  • Is het opschortingsrecht expliciet opgenomen en aan welke voorwaarden is het gekoppeld?
  • Treedt verzuim automatisch in op de vervaldag, of ben je verplicht eerst een ingebrekestelling te sturen?
  • Verwijs je naar artikel 6:119a BW voor de wettelijke handelsrente?
  • Is geregeld wat er gebeurt als de klant de opdracht vroegtijdig opzegt, inclusief opeisbaarheid van resterende termijnen?
  • Is de eigendomsvoorbehoud of het intellectueel eigendomsvoorbehoud gekoppeld aan volledige betaling?
  • Zijn je AV van toepassing verklaard in de offerte en opdrachtbevestiging, met een bewijs van ontvangst?

De meeste betalingsproblemen bij gespreide betaling ontstaan niet door kwaadwillende klanten, maar door afspraken die bij een conflict meerdere kanten op kunnen worden uitgelegd. Een betalingsschema dat goed is uitgewerkt in je algemene voorwaarden, en dat je bij elke offerte correct van toepassing verklaart, geeft je een concrete juridische basis om op terug te vallen. Gebruik de voorbeeldclausules in dit artikel als vertrekpunt, pas ze aan op jouw werkwijze en laat ze eenmalig nakijken door een jurist als je twijfelt. Dat is een kleine investering die je bij de eerste serieuze betalingsdiscussie al terugverdient.